Ведущий пресс-конференции возьмет на себя огромную ответственность и поможет выйти из неприятных ситуаций.
Современный мир постепенно отходит от формата пресс-конференции, потому что многие медиа перешли в онлайн-пространство. В таких кардинальных изменениях есть свои плюсы, но специалисты все чаще начали замечать ряд существенных минусов:
- перебои с интернет-соединением;
- недопустимые комментарии в чате;
- расплывчатые вопросы публики;
- непрезентабельная картинка;
- отсутствие элементарной организации.
В связи с недочетами работники этой сферы решили кардинально поменять ситуацию и вдохнуть в пресс-конференции новую жизнь, изменив большую часть деталей.
Как организовать современную пресс-конференцию
Для такого события, как пресс-конференция, должен быть особый случай, чтобы мероприятие не приелось слишком быстро. Журналисты, которые будут присутствовать в зале, обязаны получить определенную выгоду — это эксклюзивный и качественный материал для публикации. В противном случае они не будут тратить свое драгоценное время и быстро покинут помещение, поэтому пиарщикам конференции нужно строго запретить делать сенсацию из плохой новости. Для того чтобы собрать журналистов за одним столом, необходим веский повод — интересные спикеры, информационная бомба, эксклюзивные звезды, злободневная тема и многое другое.
При организации такого вида собрания необходимо решить несколько важных моментов:
- Локация. Это должно быть просторное и хорошо освещенное помещение, где спокойно могут расположиться десятки людей и техники. Студия должна находиться в центре города, чтобы журналистам и приглашенным гостям было легко до нее добраться. Желательно, чтобы локация была шумоподавляющей, ведь посторонние звуки на записывающих устройствах портят общую картину. Стол участников конференции должен быть снабжен табличками, чтобы перед началом действа не было толкучки.
- Время. Такое событие специалисты планируют заранее, чтобы согласовать место со всеми спикерами и прессой. Убедитесь, что в день проведения не запланировано никаких грандиозных мероприятий, иначе есть вероятность того, что вам предпочтут другого организатора. Наиболее оптимальными днями для собрания считаются вторник, среда и четверг. Лучшее время для конференции — вторая половина дня, чтобы все члены команды могли спокойно собраться и не волноваться в спешке. Чаще всего их проводят с 11 утра до 16 вечера. Событие не должно длиться больше часа, так как после этого времени внимание рассеивается и продуктивность снижается.
- Сценарий. Пресс-конференция не может проходить без заранее подготовленного материала. У журналистов время расписано по минутам, поэтому они придерживаются жесткого тайминга. Для того чтобы все прошло на высшем уровне и спикеры не сбились с назначенного курса, организаторы нанимают профессионала в этой сфере – ведущего пресс-конференции.
Если вы будете придерживаться таких простых правил и шагать в ногу с современным ритмом жизни, то ваше событие станет уникальным и запоминающимся.
Как выбрать достойного ведущего на конференцию
На ведущего пресс-конференции возложена масса задач, поэтому подходить к выбору такого человека стоит ответственно. Достойный кандидат должен уважительно относиться к участникам и знать всех по именам. Он обязан избегать тем, которые на собрании поднимать нежелательно. Он знает, как выйти из конфликта и никогда не вступает в спор, даже если его открыто провоцируют. Избегает дебатов и помогает участникам потушить начавшуюся распрю.
Чтобы выбрать такого помощника, обращайте внимание на особые детали:
- опыт работы;
- видеоотчеты;
- отзывы клиентов, которые уже пользовались услугами;
- коммуникабельность и стрессоустойчивость;
- грамотное владение несколькими языками и тому подобное.
Если вы нашли человека, подходящего под описание, договоритесь о встрече и обсудите детали концепции. Не бойтесь тратить приличную сумму на ведущего, ведь именно от него зависит исход вашей конференции.