Техническое задание для ведущего мероприятий

Зачем составлять и каким должно быть техническое задание для ведущего мероприятий?

Чтобы ваше торжество, праздник или корпоративное мероприятие прошли идеально, требуется найти профессионального ведущего и составить для него техническое задание. Как его правильно подготовить, что должно содержать в себе техническое задание для ведущего мероприятий? Давайте разберемся с этими вопросами подробно.

Основные пункты технического задания для ведущего мероприятий

Техническое задание для ведущего мероприятий, как правило, состоит из большого количества пунктов. Но основными пунктами будут следующие:

• Цели проведения торжества, праздника, делового ивента, его формат;
• Дата проведения мероприятия, сроки, которые вы можете предоставить ведущему на подготовку;
• Информация по гостям. Важно указать в техническом задании не только количество участников предстоящего события, но и средний возраст аудитории;
• Бюджет, который планируется потратить на проведение ивента;
• Запретные темы, которые не должны подниматься или обсуждаться во время мероприятия.

Ключевым из перечисленных пунктов, конечно же, является цель мероприятия. Особенно она важна для деловых ивентов. Чтобы правильно определить цель, организатор должен ответить себе на ряд вопросов: для чего проводится праздник, какой эффект от его проведения компания планирует в будущем.

Формат мероприятия имеет значение для абсолютно любого торжества, нужно продумать его таким образом, чтобы он понравился всем гостям. Поэтому техническое задание для ведущего мероприятий обязательно должно включать в себя информацию о формате, стиле ивента.

Сроки и информация по аудитории, бюджет  

Дата проведения ивента также важна. У ведущего должно быть достаточно времени на то, чтобы подготовиться к вашему мероприятию и реализовать даже самые сложные задачи, которые вы перед ним поставите. Кроме того, чем раньше вы начнете готовиться к ивенту, тем больше сможете сэкономить, например, на услугах приглашенных артистов, аренде площадки.

Сведения о количестве гостей, возрасте аудитории обязательно указываются в техзадании. Ведущий должен иметь самое подробное представление с каким количеством людей ему предстоит взаимодействовать, на какой возраст ориентировать программу. Согласитесь, аудитории возраста 50-60 лет будет неинтересна тематика мероприятия «пляжная вечеринка», а молодежь заскучает, если ивент будет официозным и чрезмерно пафосным.

Информацию о бюджете также желательно предоставить вашему ведущему. Ориентируясь на озвученные цифры, профессионал сможет предложить вам разные варианты проведения ивента: скромное торжество без излишеств или программу с приглашенными артистами, различными развлечениями, подготовка которых требует финансовых вложений.

Программа и темы-табу

Писать программу в техническом задании для ведущего мероприятий не нужно, но следует подробно описать, какой она видится вам. С конкурсами, спортивная, в стиле stand up. Подумайте, какая программа понравится гостям вашего мероприятия, какой она видится вам и не стесняйтесь изложить свои идеи в техническом задании!

Обязательно должны обговариваться темы-табу, которые не должны обсуждаться и затрагиваться. Например, шутки над конкурентами, черный юмор, фривольности. Конечно, профессиональный ведущий и сам не допустит присутствия в программе чего-либо, способного задеть чувства людей, однако лучше указать все недопустимые на ваш взгляд темы в техническом задании.

Вполне уместно в техзадании выразить ваши пожелания, касающиеся ведущего. Напишите, каким вам видится идеальный ведущий вашего праздника. Конферансье, поющий ведущий, профессионал, владеющий искусством импровизации или английским языком, способный модерировать деловой ивент или провести международную свадьбу. Здесь же можно изложить требования по опыту и портфолио ведущего.

Работа над техническим заданием для ведущего потребует времени и определенных усилий, однако они окупятся отличным результатом. Ведь чем подробнее и конкретнее будет составлено техзадание, тем выше шансы на то, что ваше мероприятие пройдет идеально!